Text copied to clipboard!
Název
Text copied to clipboard!Referent pro správu dokumentů
Popis
Text copied to clipboard!
Hledáme Referenta pro správu dokumentů, který bude zodpovědný za efektivní správu, archivaci a evidenci dokumentace v rámci naší organizace. Tato pozice je klíčová pro zajištění souladu s interními předpisy i legislativními požadavky a pro podporu plynulého chodu administrativních procesů.
Referent pro správu dokumentů bude úzce spolupracovat s ostatními odděleními, aby zajistil správné třídění, ukládání a vyhledávání dokumentů. Bude také odpovědný za digitalizaci papírových dokumentů, správu elektronických archivů a implementaci systémů pro správu dokumentů (DMS). Dále bude dohlížet na dodržování pravidel ochrany osobních údajů a bezpečnosti informací.
Ideální kandidát má zkušenosti s administrativními procesy, orientuje se v legislativě týkající se archivace a správy dokumentů a je pečlivý, systematický a důsledný. Znalost práce s kancelářskými programy a systémy pro správu dokumentů je nezbytná.
Tato pozice je vhodná pro jednotlivce, kteří mají smysl pro detail, rádi pracují s dokumentací a chtějí přispět k efektivnímu fungování organizace prostřednictvím kvalitní správy informací.
Odpovědnosti
Text copied to clipboard!- Správa a archivace fyzických i elektronických dokumentů
- Zajištění souladu s legislativními požadavky na uchovávání dokumentace
- Digitalizace papírových dokumentů a jejich zařazení do systému
- Spolupráce s ostatními odděleními při správě dokumentace
- Implementace a správa systému pro správu dokumentů (DMS)
- Kontrola správnosti a úplnosti dokumentace
- Zajištění bezpečnosti a ochrany osobních údajů
- Vedení evidence dokumentů a jejich pohybu
- Školení zaměstnanců v oblasti správy dokumentů
- Příprava dokumentace pro audity a kontroly
Požadavky
Text copied to clipboard!- SŠ/VŠ vzdělání, ideálně v oblasti administrativy nebo informační vědy
- Zkušenosti se správou dokumentů nebo administrativní činností
- Znalost legislativy týkající se archivace a ochrany osobních údajů
- Schopnost práce s kancelářskými programy (MS Office)
- Zkušenost s DMS systémy výhodou
- Pečlivost, systematičnost a smysl pro detail
- Schopnost samostatné i týmové práce
- Dobré komunikační schopnosti
- Zodpovědný přístup k práci
- Ochota učit se nové postupy a technologie
Potenciální otázky na pohovor
Text copied to clipboard!- Jaké máte zkušenosti se správou dokumentů?
- Pracoval/a jste někdy se systémem pro správu dokumentů (DMS)?
- Jak byste zajistil/a ochranu osobních údajů v dokumentaci?
- Jaké metody používáte pro efektivní archivaci?
- Jak byste postupoval/a při digitalizaci rozsáhlého archivu?
- Jaké kancelářské programy ovládáte?
- Jak řešíte situace, kdy chybí důležitý dokument?
- Jaké máte zkušenosti s přípravou dokumentace pro audit?
- Jak byste školil/a kolegy v oblasti správy dokumentů?
- Jaké legislativní požadavky znáte v oblasti archivace?
